TIETOSUOJASELOSTE 1.1.2019

 

 

1. Rekisteri nimi

Jäsenrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Haminan Pursiseura Ry

Pieni Vuohisaari Hamina

Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Esa Niinisaari

Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuran jäsenyyden edellyttämien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi.

Käsittelyn oikeudellinen perusta: Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot: Nimi, syntymäaika, osoitetiedot, sähköposti,

Jäsenyystiedot: jäsennumero, jäsenluokka, liittymispäivä, jäsenmaksutiedot, tutkinnot tai pätevyydet.

Venetiedot: Rekisterinumero, purjenumero, rakennusvuosi, veneen nimi, omistajan nimi, valmistaja, materiaali, rungon väri, veneen pituus, leveys, syväys, paino, maston korkeus, katsastusluokka, peruskatsastusvuosi, vuosikatsastusvuosi, moottorin tyyppi, teho, vuosimalli, radiovarustus, septijärjestelmä, mittakirjan voimassaolo (kilpaveneet), LYS, IMS mittaluku.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenen omat ilmoitukset rekisteritietojen lisäämiseksi, poistamiseksi tai muuttamiseksi.

Seuran hallituksen tai toimihenkilöiden tekemät lisäykset, poistot tai muutokset.

Jäsenhakemuksessa tai venepaikkahakemuksessa on merkitty tähdellä ne kohdat, jotka ovat pakollisia jäsenyyden aloittamiseksi, rekisteröidyn hyväksymiseksi seuran jäseneksi ja jäsenyyden hallinnoimiseksi jäsenen haluamassa laajuudessa.

Pakolliseksi merkityt tiedot ovat välttämättömiä seuran jäsenyyden edellyttämien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi ja ne perustuvat lakiin.

7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja luovutetaan (yhteisrekisteripitäjälle), Suomen Purjehdus ja Veneily r.y.:lle (SPV).

Henkilötietoja luovutetaan myös SPV:n jäsenpostituksiin (esim. Nautic-lehti), SPV:n myöntämien kunniamerkkien seurantaan, koulutustietojen ja pätevyyksien seurantaan.

Jäsentiedot ovat venekatsastajien ja -kouluttajien käytössä jäsenyyden toteamista varten.

Jäsentiedot ovat hallituksen käytössä jäsenyyden seurantaa ja tilastointia varten.

Venetiedot ovat katsastajien käytössä katsastustoiminnan kehittämiseksi sekä tilastointia varten.

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin kolmannelle osapuolelle.

 

8. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenen henkilötiedot kerätään jäsenhakemuksen yhteydessä ja ne poistetaan jäsenrekisteristä hänen erotessaan seurasta tai mikäli hänet erotetaan seurasta.

10. Rekisterin säilytys

Rekisteri säilytetään yhteisrekisterissä SPV:n Suuli järjestelmässä.

Suomen Purjehdus ja Veneily vastaa

omien järjestelmiensä tietoturvasta ja käytettävyydestä omien tietoturvaperiaatteiden sekä palvelutaso vaatimustensa mukaisesti.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käyttöoikeus järjestelmään on rajoitetusti seuran toimihenkilöillä kohdassa 7. määritellysti.

Kohdassa 7. mainitut tahot voivat koostaa sähköisistä järjestelmistä tulostettuja versioita jäsen- ja/tai venerekisteristä vain seuratoimintaan liittyviä tiettyjä tarkoitusperiä varten. Jäsen- ja venerekisteristä voidaan koostaa eri muotoisia tiedostoja erilaisiin tarpeisiin, jolloin kerätään tapauskohtaisesti tietoa vain erikseen määritellyistä soluista kulloinkin olevia tarkoitusperiä varten. Jokainen tietojen käsittelijä huolehtii osaltaan tietojen huolellisesta käsittelystä ja siitä, että tiedot eivät joudu aiheettomasti kolmannen osapuolen saataville sekä siitä, että tiedot tuhotaan kun niitä ei enää tarvita. Jäsen- tai venerekisteristä ei tehdä paperisia versioita ilman erityistä syytä. Jäsen- ja venetiedot eivät ole salassa pidettäviä tietoja. Jäsen- ja venetiedot julkaistaan seuran vuosijulkaisussa.

12. Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot itse omilla käyttäjätunnuksillaan Suuli -järjestelmästä.

13. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;

rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;

henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai

henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

14. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;

käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;

rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

 

 

15. Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

16. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

17. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.